Klare Anleitung
Für Inhaber, Bauleiter und Mitarbeiter – ohne Fachbegriffe.
Anleitung für Admin / Inhaber
Der Admin verwaltet Mitarbeiter, Baustellen und offene Aufgaben. Nur der Admin sieht den Bereich „Verwalten“.
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Anmelden
Mit dem eigenen Inhaber-Namen und dem separat übergebenen Admin-Passwort anmelden. Das Passwort nicht an Mitarbeiter weitergeben.
Mit dem eigenen Inhaber-Namen und dem separat übergebenen Admin-Passwort anmelden. Das Passwort nicht an Mitarbeiter weitergeben.
2
Zugang und Rolle anlegen
„Verwalten“ öffnen. Mitarbeiter und Capo erhalten eine persönliche vierstellige PIN. Für einen zweiten Inhaber wird ein eigener Zugang mit der Rolle „Inhaber / Admin“ angelegt.
„Verwalten“ öffnen. Mitarbeiter und Capo erhalten eine persönliche vierstellige PIN. Für einen zweiten Inhaber wird ein eigener Zugang mit der Rolle „Inhaber / Admin“ angelegt.
3
Passwörter und PINs ändern
Unter „Eigenes Admin-Passwort ändern“ ändert jeder Inhaber nur sein eigenes Passwort. Eine vergessene Mitarbeiter-PIN kann beim jeweiligen Mitarbeiter neu auf vier Ziffern gesetzt werden.
Unter „Eigenes Admin-Passwort ändern“ ändert jeder Inhaber nur sein eigenes Passwort. Eine vergessene Mitarbeiter-PIN kann beim jeweiligen Mitarbeiter neu auf vier Ziffern gesetzt werden.
3
Baustelle und Zugriff anlegen
Projektname, Kunde und Adresse eintragen. Unter „Baustellenzugriffe ändern“ kann der Admin jederzeit festlegen, wer die Baustelle sehen darf.
Projektname, Kunde und Adresse eintragen. Unter „Baustellenzugriffe ändern“ kann der Admin jederzeit festlegen, wer die Baustelle sehen darf.
4
Offenen Punkt anlegen
Baustelle wählen, Aufgabe eindeutig formulieren, Beschreibung ergänzen und Priorität festlegen.
Baustelle wählen, Aufgabe eindeutig formulieren, Beschreibung ergänzen und Priorität festlegen.
5
Rückmeldungen kontrollieren
Unter „Meine Aufgaben“ erscheinen die letzten Rückmeldungen mit Mitarbeitername, Datum, Arbeitszeit, Material und einem Hinweis bei Problemen.
Unter „Meine Aufgaben“ erscheinen die letzten Rückmeldungen mit Mitarbeitername, Datum, Arbeitszeit, Material und einem Hinweis bei Problemen.
6
Täglich prüfen
Neue Problemmeldungen zuerst ansehen, erledigte Aufgaben kontrollieren und anschließend neue offene Punkte verteilen.
Neue Problemmeldungen zuerst ansehen, erledigte Aufgaben kontrollieren und anschließend neue offene Punkte verteilen.
7
Materialstamm pflegen
Wiederkehrendes Material einmal mit Name und Einheit anlegen. Mitarbeiter können es anschließend auswählen und nur noch die Menge eintragen.
Wiederkehrendes Material einmal mit Name und Einheit anlegen. Mitarbeiter können es anschließend auswählen und nur noch die Menge eintragen.
8
Projekt auswerten und exportieren
„Abrechnung“ öffnen. AuftragsKlar summiert Stunden je Mitarbeiter und Standardmaterial je Einheit. Die Übersicht als CSV exportieren oder als PDF drucken und vor der Rechnung fachlich prüfen.
„Abrechnung“ öffnen. AuftragsKlar summiert Stunden je Mitarbeiter und Standardmaterial je Einheit. Die Übersicht als CSV exportieren oder als PDF drucken und vor der Rechnung fachlich prüfen.
Empfehlung: Mitarbeiter immer nur den tatsächlich benötigten Baustellen zuweisen. So bleibt die Ansicht übersichtlich und Kundendaten werden begrenzt sichtbar.
Anleitung für Capo / Polier
Der Capo erhält mehr Übersicht als ein Mitarbeiter, aber keinen Zugriff auf die Firmenverwaltung oder Abrechnung.
1
Eigene Baustellen führen
Der Capo sieht alle Aufgaben und Team-Rückmeldungen auf den Baustellen, die ihm der Admin zugewiesen hat.
Der Capo sieht alle Aufgaben und Team-Rückmeldungen auf den Baustellen, die ihm der Admin zugewiesen hat.
2
Offene Punkte anlegen
Unter „Offene Punkte“ kann der Capo neue Arbeiten mit Beschreibung und Priorität für seine Baustellen erfassen.
Unter „Offene Punkte“ kann der Capo neue Arbeiten mit Beschreibung und Priorität für seine Baustellen erfassen.
3
Probleme erkennen
Materialmangel, Behinderungen und Rückmeldungen des Teams prüfen und bei Bedarf einen neuen offenen Punkt anlegen.
Materialmangel, Behinderungen und Rückmeldungen des Teams prüfen und bei Bedarf einen neuen offenen Punkt anlegen.
Geschützt: Andere Baustellen, Mitarbeiterverwaltung, Rollen, Zugriffsvergabe und Firmenabrechnung bleiben für den Capo gesperrt.
Anleitung für Mitarbeiter
Der Mitarbeiter sieht nur die Baustellen und Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden.
1
App öffnen
Den Link auf dem Handy öffnen. Optional im Browser „Zum Home-Bildschirm“ wählen, damit AuftragsKlar wie eine App gestartet werden kann.
Den Link auf dem Handy öffnen. Optional im Browser „Zum Home-Bildschirm“ wählen, damit AuftragsKlar wie eine App gestartet werden kann.
2
Anmelden
Eigenen Namen und die persönliche vierstellige PIN eingeben. Die PIN nicht mit Kollegen teilen.
Eigenen Namen und die persönliche vierstellige PIN eingeben. Die PIN nicht mit Kollegen teilen.
3
Aufgabe auswählen
Unter „Meine Aufgaben“ die offenen Arbeiten prüfen und die richtige Baustelle beachten.
Unter „Meine Aufgaben“ die offenen Arbeiten prüfen und die richtige Baustelle beachten.
4
Arbeit zurückmelden
„Rückmeldung“ öffnen, Baustelle und Aufgabe wählen und kurz, aber konkret beschreiben, was erledigt wurde.
„Rückmeldung“ öffnen, Baustelle und Aufgabe wählen und kurz, aber konkret beschreiben, was erledigt wurde.
5
Zeit und Material eintragen
Tatsächliche Arbeitsstunden eintragen. Standardmaterial auswählen, die genaue Menge ergänzen und bei mehreren Materialien „Material hinzufügen“ verwenden.
Tatsächliche Arbeitsstunden eintragen. Standardmaterial auswählen, die genaue Menge ergänzen und bei mehreren Materialien „Material hinzufügen“ verwenden.
6
Problem melden
Bei Behinderung, fehlendem Material oder ungeklärter Ausführung „Problem oder Behinderung melden“ aktivieren und die Ursache in der Rückmeldung beschreiben.
Bei Behinderung, fehlendem Material oder ungeklärter Ausführung „Problem oder Behinderung melden“ aktivieren und die Ursache in der Rückmeldung beschreiben.
7
Erledigt markieren
Nur aktivieren, wenn die Aufgabe tatsächlich abgeschlossen ist. Danach „Rückmeldung speichern“ drücken.
Nur aktivieren, wenn die Aufgabe tatsächlich abgeschlossen ist. Danach „Rückmeldung speichern“ drücken.
Gute Rückmeldung: „Schalung Nordwand fertiggestellt, 4 Arbeitsstunden, 12 Platten verbaut. Zwei Anschlussmaße müssen vom Bauleiter geprüft werden.“
Die Vorteile
Weniger RückfragenAufgaben stehen eindeutig beim richtigen Mitarbeiter und bei der richtigen Baustelle.
Schnellere ÜbersichtDer Inhaber sieht offene Arbeiten und aktuelle Rückmeldungen zentral.
Klare ZuständigkeitJede Rückmeldung enthält automatisch Mitarbeitername sowie Datum und Uhrzeit.
Frühe ProblemerkennungBehinderungen und fehlendes Material werden sofort sichtbar.
Mobile BedienungMitarbeiter tragen den Stand direkt auf der Baustelle mit dem Handy ein.
Begrenzte ZugriffeMitarbeiter sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Baustellen.
Passende Capo-RechteDer Capo führt seine Baustellen und sieht Team-Meldungen, ohne Zugriff auf Verwaltung oder Firmenabrechnung.
Weniger ZettelOffene Punkte und Arbeitsmeldungen liegen gesammelt an einem Ort.
Bessere NachvollziehbarkeitDer Arbeitsstand bleibt auch später verständlich und chronologisch sichtbar.
Projektstunden sofort verfügbarGesamtstunden und Stunden je Mitarbeiter werden automatisch aus den Rückmeldungen summiert.
Material automatisch summiertWiederkehrendes Material wird je Baustelle und Einheit zusammengezählt.
Abrechnung besser vorbereitetEinzelbuchungen, Stunden und Materialmengen lassen sich als CSV exportieren oder als PDF drucken.
Wenn etwas nicht funktioniert
Anmeldung nicht möglich: Namen exakt wie vom Admin angelegt eingeben und PIN erneut prüfen.
Keine Baustelle sichtbar: Der Admin muss den Mitarbeiter der Baustelle zuweisen.
Keine Aufgabe auswählbar: Zuerst die richtige Baustelle wählen. Erledigte Aufgaben erscheinen nicht mehr als offen.
Falsche Rückmeldung gespeichert: Den Admin informieren. Mitarbeiter können bestehende Einträge aus Sicherheitsgründen nicht selbst verändern.
Datenschutz: Zugangsdaten nicht weitergeben. Nach Arbeitsende über „Abmelden“ ausloggen, besonders auf gemeinsam benutzten Geräten.